ツールを誰が実行できるか

ツールが共有フォルダーに置かれた時点で、そのツールのアクセス一覧はフォルダーのアクセス一覧になります。このページは、その知識がどこにも書かれないまま残る仕組みと、権限の取り消しが付与と同じ操作ではない理由を扱います。

答えがどこにも書かれていない問い

どれも難しい問いではありません。難しいのは、今の配り方では、どれ一つとして記録を見て答えられないことです。

このツールを今、誰が実行できますか。: フォルダーに届く全員です。一覧はツールではなくフォルダーのものであり、まったく別の理由で何年もかけて膨らんできました。
誰が、いつ複製を取りましたか。: 複製は跡を残しません。ファイルが一度外に出れば、誰が取ったか、いつ取ったか、今いくつ複製があるかを示す記録はありません。
このファイルをフォルダーに置いたのは誰ですか。: 書き込み権限のある人なら誰でも置けます。承認されたツールと、誰かが試すために置いたファイルは、フォルダーの中で同じに見えます。
退職した人の端末にある複製はどうなりましたか。: そのまま残っています。アカウントを閉じれば共有へのアクセスは終わりますが、先に取られた複製はその端末に残ります。
外部のチームはどのツールを見ましたか。: 案件フォルダーへのアクセスを与えたなら、その中のツールへのアクセスも与えています。二つは別々に決められることがありません。一つの権限が両方を開くからです。

与えるのは一手、取り消すのは一手ではない

本当の難しさは、問いが答えられないまま残ることではありません。二つの向きが同じ費用ではないことです。下の二つの枠は同じ幅ですが同じ重さではありません。その差こそが主題です。

アクセスを与える

フォルダーに利用者を一人追加します。一手、数秒。その瞬間からフォルダー内のすべてのツールがその人に開かれます。

アクセスを取り戻す

利用者をフォルダーから外します。止まるのは新しい複製だけです。
その人が以前どのツールを複製したかを誰かが調べます。それを示す記録はありません。
端末上で複製を探します。デスクトップ、ダウンロードフォルダー、AutoCAD の支援パス、USB メモリー。
同じ複製が他の誰かに渡っていないかを尋ねます。答えの確かさは記憶の確かさまでです。
終わったことを証明する手順はありません。作業は「たぶんきれいです」で閉じられます。

右の一覧は管理の悪さから生まれたのではなく、構造そのものから生まれています。複製されたファイルを取り戻す操作は存在しません。 だからアクセスはファイルの隣ではなく、記録の隣に置かれるべきです。

この製品がすること

ツールは複製されたファイルではなく、人またはグループに与えられる権限です。権限のない技術者はカタログでパッケージ自体を見ません。権限には期限を付けられます。外部チームのアクセスは、誰も取り消しを覚えていなくても終わります。付与と取り消しはすべて削除できない監査記録に書かれ、「誰が、誰に、いつ」は数か月後にも答えを持ちます。

しないことも書いておきます。権限の取り消しは、その端末にすでに導入された複製を消しません。導入済みのツールがサーバーなしで動くのは意図した決定です。ネットワークが切れても誰の仕事も止まらないためです。取り消しは新しい導入と更新を止め、その複製を誰が持っているかを書かれたものにします。

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