Quién puede ejecutar la herramienta

En cuanto una herramienta se deja en una carpeta compartida, su lista de acceso pasa a ser la de la carpeta. Esta página cuenta cómo ese dato queda sin escribir y por qué retirar el acceso no es el mismo acto que concederlo.

Preguntas cuya respuesta no está escrita en ninguna parte

Ninguna de estas preguntas es difícil. Lo difícil es que, con el reparto de hoy, ninguna puede responderse mirando un registro.

¿Quién puede ejecutar esta herramienta ahora mismo?: Todo el que llegue a la carpeta. La lista es de la carpeta y no de la herramienta, y lleva años creciendo por motivos completamente distintos.
¿Quién se llevó una copia, y cuándo?: Copiar no deja rastro. Una vez que el archivo sale, no hay registro de quién lo tomó, cuándo, ni de cuántas copias existen ya.
¿Quién dejó este archivo en la carpeta?: Cualquiera con permiso de escritura. Una herramienta aprobada y un archivo que alguien dejó para probar algo se ven igual en la carpeta.
¿Qué pasó con la copia en el equipo de quien se marchó?: Sigue ahí. Cerrar la cuenta termina el acceso al recurso compartido; la copia tomada antes permanece en ese ordenador.
¿Qué herramientas vio el equipo externo?: Si recibió acceso a la carpeta del proyecto, recibió acceso a las herramientas que hay en ella. Las dos cosas nunca se deciden por separado, porque un único permiso abre ambas.

Conceder es un acto; retirar, no

La dificultad real no es que las preguntas queden sin respuesta, sino que los dos sentidos no cuestan lo mismo. Los dos recuadros de abajo tienen el mismo ancho pero no el mismo peso, y esa diferencia es todo el asunto.

Conceder acceso

Se añade un usuario a la carpeta. Un acto, unos segundos, y desde ese momento todas las herramientas de la carpeta le quedan abiertas.

Retirar el acceso

Se quita al usuario de la carpeta, lo que solo detiene las copias nuevas.
Alguien averigua qué herramientas copió antes esa persona; ningún registro lo muestra.
Se buscan las copias en el equipo: escritorio, carpeta de descargas, rutas de soporte de AutoCAD, una memoria USB.
Se pregunta si esa misma copia pasó a alguien más, y la respuesta vale lo que valga su memoria.
Ningún paso demuestra que haya terminado; el trabajo se cierra con un «probablemente limpio».

La lista de la derecha no nace de una mala gestión sino de la estructura misma: un archivo ya copiado no se puede recuperar. Por eso el acceso debe vivir junto a un registro, no junto a un archivo.

Lo que hace este producto

Una herramienta no es un archivo copiado sino un permiso concedido a una persona o a un grupo. Quien no lo tiene ni siquiera ve el paquete en el catálogo. Los permisos pueden tener caducidad: el acceso de un equipo externo termina sin que nadie tenga que acordarse de retirarlo. Cada concesión y cada retirada se escribe en el registro de auditoría, que no se puede borrar, así que «quién, a quién y cuándo» sigue teniendo respuesta meses después.

Lo que no hace también va aquí: retirar un permiso no borra una copia ya instalada en ese equipo. Que las herramientas instaladas funcionen sin el servidor es una decisión deliberada, para que una red caída no detenga el trabajo de nadie. La retirada detiene las instalaciones nuevas y las actualizaciones, y deja por escrito quién tiene esa copia.

Ver el modelo de seguridad y sus límites

Véalo en su propia organización

La demostración dura una hora y se hace con sus propias herramientas. No saber hoy quién accede a qué no es un problema; la instalación piloto es gratuita.

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